Estrategias tecnológicas sostenibles para la gestión documental: caso de estudio en la Universidad Tecnológica Empresarial de Guayaquil

Resumen

El objetivo de esta investigación fue diseñar un modelo de gestión documental que optimice a la eficiencia operativa, garantice la trazabilidad de la información y promueva la integración tecnológica en la Universidad Tecnológica Empresarial de Guayaquil (UTEG). Para ello, se analizaron los procesos actuales de gestión documental, se identificaron problemas en la integración tecnológica y se propusieron estrategias de seguridad alineadas con normativas internacionales. La metodología empleada fue un estudio de caso con enfoque cualitativo, basado en la revisión documental y la observación directa. Se identificaron deficiencias en la organización de documentos, falta de estandarización, accesos no controlados y desconexión entre sistemas. Como resultado, se diseñó un modelo basado en SharePoint como plataforma centralizada, complementado con Power Automate para automatizar flujos de trabajo clave. Se establecieron estrategias para mejorar el control de accesos, optimizar la recuperación documental y fortalecer la seguridad de la información. Los resultados indicaron que la propuesta es viable tanto en la parte económica como en la optimización de la gestión documental en la UTEG. Sin embargo, su éxito dependerá del compromiso institucional, la capacitación del personal y la adecuación de procesos internos. Este estudio de caso también sirve de guía para otras Instituciones de Educación Superior (IES) que utilicen la misma tecnología, ya que los procesos de gestión documental son generales y se enmarcan dentro de la normativa de las máximas organizaciones gubernamentales que regulan las universidades.