Implementación de un Sistema de Gestión Documental para Proyectos de Carrera en la modalidad en línea de UNIANDES Sede Ibarra

Resumen

El objetivo de este documento es lograr la automatización del flujo de trabajo relacionado con los proyectos en la sede de Ibarra de UNIANDES mediante la creación de una aplicación web que facilite la organización de la documentación que allí se produce. Debido a que los estudiantes en línea están dispersos geográficamente, actualmente es difícil saber si los estudiantes y profesores mantienen la documentación actualizada y válida. Esto dificulta la recopilación de instrumentos físicos. La información debe estar en formatos físicos, que frecuentemente carecen de legalización con firmas selladas. Esto ocasiona problemas a los alumnos al no poder acceder al certificado que acredita haber realizado el número de horas exigidas para Proyectos de Vinculación con la Sociedad. Para alcanzar este objetivo, se utilizó la metodología de programación extrema (XP) en el proceso de desarrollo del software, lo que permitió resolver el problema de forma adecuada y satisfacer las necesidades de los usuarios responsables de la función de Vinculación. La aplicación en línea desarrollada mantiene la organización de la información, ayudando a garantizar que los documentos estén debidamente actualizados y legalizados.

Palabras clave: implementación, sistema, gestión, vinculación, Proyectos, modalidad en línea.

ABSTRACT

The objective of this paper is to achieve the automation of the workflow related to projects at UNIANDES Ibarra headquarters by creating a web application that facilitates the organization of the documentation produced there. Because online students are geographically dispersed, it is currently difficult to know if students and professors keep documentation up-to-date and valid. This makes it difficult to collect physical instruments. Information must be in physical formats, which often lack legalization with stamped signatures. This causes problems for students as they are unable to access the certificate certifying that they have completed the number of hours required for Projects of Linkage with Society. To achieve this objective, the extreme programming methodology (XP) was used in the software development process, which allowed solving the problem adequately and satisfying the needs of the users responsible for the Outreach function. The online application developed maintains the organization of information, helping to ensure that documents are properly updated and legalized.

Keywords: implementation, system, management, linkage, Projects, online modality.