Acciones y resultados preliminares relativos a la gestión de documentos en la Universidad de Cienfuegos

Resumen

El objetivo principal del artículo es presentar los resultados relativos ala Gestión Documentalenla Universidadde Cienfuegos. A pesar de no existir un Sistema Archivístico Institucional (SAI) se emprendieron acciones preliminares para su futura implementación. El documento incluye  indicaciones generales para la creación de un archivo universitario y sobre el trabajo dela Comisiónde Valoración Documental, aspectos no evidenciados físicamente dentro de la institución en materia de archivo. Como parte del diagnóstico, el Archivo Histórico Provincial aplicó una encuesta que permitió conocer actividades preliminares a desarrollar y a través de la observación directa en las oficinas y técnicas aplicadas a gestores de documentos, se identificaron diferentes problemas. Se trabajaron dos etapas del tratamiento archivístico: identificación y valoración. Se cumplieron los objetivos, aunque es indispensable la aprobación y ejecución de un  proyecto que garantice la integridad del  patrimonio documental universitario.

Palabras clave:

Gestión Documental, Sistema Archivístico Institucional, Archivo de Gestión, Archivo Universitario,

ABSTRACT

The main objective of this article is to present the results for Document Management at the University of Cienfuegos. Despite the absence of an Institutional Archive System (UPS) preliminary actions for future implementation were undertaken. The document includes guidelines for the creation of a university archive and the work of the Evaluation Committee Documentary, aspects not physically evidenced within the institution on file. As part of the diagnosis, the Provincial Historic Archive applied a preliminary survey yielded information on activities to develop and through direct observation in the offices and records managers applied to techniques, different problems were identified. Identification and assessment: two stages of the archival treatment worked. The objectives were met, although the approval and implementation of a project to ensure the integrity of the university documentary heritage indispensable.

Keywords: Document Management, Institutional Archive System, Archive Management, University Archive, University of Cienfuegos, problems, actions, results.